Những sai lầm thường gặp khi triển khai hệ thống kiểm soát ra vào – Và cách khắc phục hiệu quả

 

 

 

Vì sao nhiều doanh nghiệp đầu tư hệ thống kiểm soát ra vào nhưng vẫn “đau đầu”?

Hệ thống kiểm soát ra vào (Access Control) ngày càng trở thành hạng mục bắt buộc trong văn phòng, nhà máy, tòa nhà, khu dân cư, trường học, bệnh viện… Tuy nhiên, trên thực tế, không ít doanh nghiệp sau khi lắp đặt lại rơi vào tình trạng:

• Nhân viên than phiền khó sử dụng
• Quản lý phức tạp, dữ liệu không chính xác
• Hệ thống hay lỗi, mất kết nối
• Chi phí phát sinh ngoài dự kiến
• Không đáp ứng được yêu cầu bảo mật thực tế

Nguyên nhân không nằm ở bản thân công nghệ, mà đến từ những sai lầm phổ biến trong quá trình khảo sát, lựa chọn và triển khai hệ thống.

Dưới đây là 7 sai lầm thường gặp nhất, kèm theo giải pháp khắc phục thực tế mà doanh nghiệp cần biết trước khi đầu tư.

---

1. Không khảo sát kỹ nhu cầu thực tế trước khi triển khai

 

Vấn đề khách hàng thường gặp

Nhiều đơn vị triển khai hệ thống kiểm soát ra vào theo kiểu:

• “Thấy bên khác dùng thì mình cũng dùng”
• “Cứ lắp thẻ từ cho nhanh”
• “Lắp trước đã, sau cần gì thì nâng cấp”

Hệ quả:

• Lắp thừa điểm kiểm soát không cần thiết
• Lắp thiếu tại các vị trí nhạy cảm
• Hệ thống không phù hợp với quy trình vận hành
• Phải tháo ra – làm lại – tốn kém chi phí

Cách khắc phục

Trước khi triển khai, cần khảo sát chi tiết:

• Số lượng cửa, cổng cần kiểm soát
• Mức độ bảo mật từng khu vực
• Số lượng người dùng hiện tại & tương lai
• Có cần tích hợp chấm công, thang máy, CCTV, BMS không?

Giải pháp đúng: Làm việc với đơn vị có khả năng tư vấn thiết kế hệ thống, không chỉ bán thiết bị.

---

2. Chọn công nghệ kiểm soát ra vào không phù hợp

 

 

Vấn đề thường thấy

Khách hàng thường phân vân (hoặc chọn sai) giữa:

• Thẻ từ
• Vân tay
• Nhận diện khuôn mặt
• Mã PIN

Dẫn đến:

• Vân tay không nhận khi tay bẩn, tay ướt (nhà máy, xưởng)
• Thẻ từ dễ mất, cho mượn
• Face ID không phù hợp môi trường ánh sáng phức tạp
• Người dùng khó thao tác, gây ùn tắc

Cách khắc phục

Không có công nghệ “tốt nhất”, chỉ có công nghệ “phù hợp nhất”.

• Văn phòng: thẻ từ + khuôn mặt
• Nhà máy: thẻ từ + mã PIN
• Khu vực bảo mật cao: đa yếu tố (thẻ + sinh trắc học)

Giải pháp đúng: Phân loại khu vực – áp dụng công nghệ phù hợp cho từng khu vực.

---

3. Đánh giá thấp hạ tầng mạng và nguồn điện

Vấn đề khách hàng hay gặp

• Hệ thống hay mất kết nối
• Máy chấm công không đồng bộ dữ liệu
• Mất điện là cửa không hoạt động
• Không kiểm soát được trong tình huống khẩn cấp

Nguyên nhân:

• Không có UPS
• Hạ tầng mạng yếu hoặc dùng chung với hệ thống khác
• Không tính đến phương án offline

Cách khắc phục

• Trang bị UPS cho controller và khóa cửa
• Thiết kế hệ thống hoạt động độc lập khi mất mạng
• Có phương án mở cửa khẩn cấp theo tiêu chuẩn an toàn PCCC

Giải pháp đúng: Thiết kế hệ thống ngay từ đầu theo tiêu chí ổn định – an toàn – liên tục.

---

4. Không chú trọng đến phần mềm quản lý

Vấn đề thường gặp

• Giao diện khó sử dụng
• Không phân quyền chi tiết
• Xuất báo cáo phức tạp
• Không kết nối được với HR, ERP

Nhiều khách hàng chỉ quan tâm thiết bị, mà quên rằng:

Phần mềm mới là “bộ não” của hệ thống kiểm soát ra vào

Cách khắc phục

• Ưu tiên phần mềm có giao diện tiếng Việt, dễ vận hành
• Hỗ trợ phân quyền theo phòng ban, ca kíp
• Có khả năng mở rộng, tích hợp hệ thống khác

Giải pháp đúng: Xem demo phần mềm trước khi quyết định đầu tư.

 

---

5. Bỏ qua yếu tố mở rộng trong tương lai

Vấn đề phổ biến

• Doanh nghiệp mở rộng nhưng hệ thống không nâng cấp được
• Phải thay toàn bộ controller, phần mềm
• Chi phí đội lên gấp nhiều lần

Cách khắc phục

• Chọn hệ thống module, dễ mở rộng
• Phần mềm không giới hạn người dùng
• Controller hỗ trợ nhiều đầu đọc

Giải pháp đúng: Đầu tư có tầm nhìn 3–5 năm, không chỉ cho hiện tại.

---

6. Thi công thiếu chuyên nghiệp, không chuẩn kỹ thuật

Vấn đề thường gặp

• Dây đi lộ thiên, mất thẩm mỹ
• Khóa lắp lệch, cửa đóng không khít
• Đầu đọc đặt sai vị trí, khó sử dụng

Cách khắc phục

• Đơn vị thi công có quy trình chuẩn
• Bản vẽ kỹ thuật rõ ràng
• Kiểm tra, nghiệm thu chi tiết từng hạng mục

Giải pháp đúng: Đừng chọn nhà thầu chỉ vì giá rẻ.

---

7. Không có dịch vụ bảo trì – hỗ trợ sau lắp đặt

Vấn đề thực tế

• Khi hệ thống lỗi không biết gọi ai
• Chờ kỹ thuật quá lâu
• Không được cập nhật phần mềm

Cách khắc phục

• Chọn đơn vị có bảo hành rõ ràng
• Có hợp đồng bảo trì định kỳ
• Hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng

Giải pháp đúng: Xem dịch vụ sau bán hàng quan trọng không kém thiết bị.

---

Kết luận: Triển khai đúng ngay từ đầu – Tiết kiệm chi phí lâu dài

 

 

Hệ thống kiểm soát ra vào không chỉ là thiết bị, mà là một giải pháp tổng thể về an ninh – vận hành – quản lý con người.

Việc tránh được những sai lầm trên sẽ giúp doanh nghiệp:

• Nâng cao an ninh
• Vận hành hiệu quả
• Tiết kiệm chi phí dài hạn
• Dễ dàng mở rộng trong tương lai

Lời khuyên cuối cùng: Hãy lựa chọn đơn vị tư vấn – thiết kế – thi công trọn gói, có kinh nghiệm thực tế, thay vì chỉ mua thiết bị rời rạc.

---